Primeiramente, para a realização da Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária de forma virtual é necessário que a opção esteja prevista no estatuto da Associação/Sociedade.
As demais formalidades devem seguir basicamente o previsto no estatuto para as Assembleias Gerais; porém, alguns pontos devem ser observados:
1) Na convocação deve estar expresso que a realização será de forma virtual, fazendo menção ao artigo do estatuto que permite a modalidade, podendo o link ser disponibilizado na convocação ou mencionar que o link será enviado para os associados por e-mail, e o tempo de antecedência que será realizado o envio;
1.1) O edital deverá conter a pauta, bem como a forma de coleta de votos, que poderá ser manifestada por meio da voz, ou escrita por meio do chat da plataforma a ser utilizada para realização da assembleia, caso seja possível fazer o registro.
2) Caso a Associação/Sociedade opte pelo envio do link no dia da assembleia para os associados/sócios, isso deve ocorrer por e-mail. Esse e-mail deverá ser juntado à ata da assembleia quando a mesma for enviada a registro, para comprovar o envio do meio de acesso aos seus associados.
3) Na ata de assembleia deve constar expressamente que a mesma foi realizada de modo virtual.
4) A lista de presença pode ser dispensada; contudo, caso seja possível, registrar a presença dos associados/sócios por meio de uma lista do login e/ou fotos das telas dos participantes é importante.
5) Se possível, gravar a assembleia.
6) É importante dar espaço/oportunidade para questionamentos dos participantes.
7) A assinatura da ata pode ser realizada por meio de certificado digital; contudo, alguns cartórios ainda exigem a assinatura física e a firma reconhecida dos componentes da mesa.
